Trackbase / Trackbase.ai — een dienst van Clarius AI B.V.
Laatst bijgewerkt: 21 juli 2026
1. Wie we zijn
Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Clarius AI B.V. (handelend onder de naam Trackbase / Trackbase.ai), statutair gevestigd aan de Hinthamerstraat 134 B, 5211 MT 's-Hertogenbosch, Nederland, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK) onder nummer 99663015. Trackbase is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de hieronder beschreven gegevens.
2. Voor wie dit beleid geldt
Dit privacybeleid is van toepassing op: (a) bezoekers van onze website, (b) klanten en gebruikers van het Trackbase-platform (accounthouders en teamleden met toegang namens een klantorganisatie), en (c) contactpersonen van leads en relaties.
Onze dienst is een business-to-business (B2B) service en is niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen.
3. Welke persoonsgegevens we verwerken
Afhankelijk van hoe je interactie hebt met Trackbase, kunnen we de volgende gegevens verwerken:
Accountgegevens: naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, functietitel, bedrijfsnaam en facturatiegegevens;
Gebruiksgegevens: inlogtijdstippen, klikgedrag binnen het platform, geconfigureerde monitoringprojecten, geselecteerde concurrenten en zoektermen;
Technische gegevens: IP-adres, apparaat- en browserinformatie, cookie-identificatiemiddelen (zie ons Cookiebeleid);
Communicatiegegevens: correspondentie via e-mail, support-chat of contactformulieren;
Betalingsgegevens: facturatie- en betalingsgegevens verwerkt via onze betalingsprovider Stripe (we verwerken zelf geen volledige kaartgegevens; dit verloopt rechtstreeks via Stripe).
In principe verwerkt Trackbase geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid, ras of geloofsovertuiging). We vragen klanten dan ook om zulke gegevens niet als Content in het platform in te voeren.
4. Verwerking via AI-modellen van derden
De kernfunctionaliteit van ons platform bestaat uit het opvragen en analyseren van resultaten van AI-modellen van derden (zoals aanbieders van grote taalmodellen). Wanneer je zoektermen, merknamen of concurrentiegegevens invoert, kunnen deze als onderdeel van geautomatiseerde queries naar deze externe AI-aanbieders worden gestuurd.
Voor deze queries gebruiken we zoveel mogelijk zakelijke, niet-persoonlijke zoektermen (merk- en productnamen). Voer geen persoonsgegevens van jezelf of anderen in bij je monitoring-queries, tenzij dit strikt noodzakelijk en toegestaan is.
Deze externe AI-aanbieders kunnen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigd zijn. Zie artikel 7 voor meer informatie over deze doorgifte.
We delen alleen de gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren. Waar mogelijk gebruiken we API-koppelingen waarbij is vastgelegd dat klantgegevens niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen.
5. Doelen en grondslagen voor verwerking
Uitvoering van de overeenkomst: het aanmaken en beheren van je account, het leveren van de dienst (inclusief zichtbaarheid, concurrentiemonitoring en adviesfuncties), facturatie en support (grondslag: uitvoering van de overeenkomst, art. 6 lid 1 sub b AVG);
Gerechtvaardigd belang: platformbeveiliging, fraudepreventie, productverbetering, geanonimiseerde statistieken en direct marketing voor soortgelijke diensten aan bestaande zakelijke contacten (grondslag: gerechtvaardigd belang, art. 6 lid 1 sub f AVG);
Toestemming: niet-essentiële cookies en nieuwsbrieven aan nieuwe leads (grondslag: toestemming, art. 6 lid 1 sub a AVG), zie ons Cookiebeleid;
Wettelijke verplichting: voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen (grondslag: wettelijke verplichting, art. 6 lid 1 sub c AVG).
6. Bewaartermijnen
We bewaren account- en gebruiksgegevens zolang de overeenkomst loopt en tot twaalf (12) maanden daarna, tenzij we wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren (zoals de fiscale bewaarplicht van zeven jaar).
Gegevens van leads die geen klant zijn geworden, bewaren we tot vierentwintig (24) maanden na het laatste contactmoment, tenzij je ons vraagt deze eerder te verwijderen.
Geanonimiseerde of geaggregeerde meetgegevens kunnen langer worden bewaard voor benchmarking en productontwikkeling, omdat dit geen persoonsgegevens meer zijn.
7. Delen met derden en doorgifte buiten de EER
We delen persoonsgegevens met zorgvuldig geselecteerde verwerkers en dienstverleners, waaronder:
hostingproviders en de bouwer/hostingprovider van onze website (Framer);
aanbieders van AI-modellen die we raadplegen voor de werking van onze dienst;
Stripe als onze betalingsverwerker voor facturen en incasso's;
een CRM-systeem voor sales en relatiebeheer (momenteel Pipedrive; dit kan veranderen naar bijvoorbeeld HubSpot, waarna we dit privacybeleid direct updaten);
e-mail- en support-tools;
analysetools en software voor productverbetering, waaronder Google Analytics, Microsoft Clarity en PostHog (die laatste gehost binnen de EU).
Met al deze partijen sluiten we een verwerkersovereenkomst als dat wettelijk verplicht is.
Sommige van deze partners zijn buiten de EER gevestigd, onder andere in de Verenigde Staten. Voor die situaties zorgen we voor passende waarborgen, zoals de Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie, indien nodig aangevuld met extra technische en organisatorische maatregelen. Ook kunnen we steunen op een geldig adequaatheidsbesluit, zoals het EU-U.S. Data Privacy Framework.
We volgen de ontwikkelingen rondom internationale gegevensoverdracht (inclusief wijzigingen in of rechtszaken tegen het EU-U.S. Data Privacy Framework) op de voet en passen onze maatregelen aan waar nodig.
We verkopen je persoonsgegevens nooit aan derden.
8. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk aan versleuteling van gegevens tijdens verzending, strikte toegangsbeveiliging en periodieke beveiligingscontroles. Ondanks deze maatregelen kan geen enkel systeem absolute veiligheid garanderen.
Bij een beveiligingsincident handelen we direct volgens de regels van de AVG en informeren we betrokkenen en toezichthouders wanneer dat wettelijk verplicht is.
9. Jouw rechten
Onder de AVG heb je het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te laten verwijderen of de verwerking ervan te beperken. Ook heb je recht op dataportabiliteit en kun je bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang (zoals direct marketing).
Als een verwerking is gebaseerd op jouw toestemming (zoals bij niet-essentiële cookies of marketingmails), kun je die toestemming op elk moment weer intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking.
Wil je gebruikmaken van je rechten? Mail ons dan via bodrik@trackbase.ai. We reageren binnen een maand op je verzoek. Bij complexe verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd.
Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) als je vindt dat we niet correct met je gegevens omgaan.
10. Geautomatiseerde besluitvorming
De adviesmodule van ons platform genereert automatische aanbevelingen op basis van meetresultaten. Deze adviezen gaan over zakelijke content en je zichtbaarheidsstrategie. Ze hebben geen juridische gevolgen voor personen en vallen dus niet onder geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 van de AVG.
11. Cookies
Meer weten over het gebruik van cookies en vergelijkbare technieken op onze website en in het platform? Lees dan ons Cookiebeleid.
12. Wijzigingen in dit privacybeleid
We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Bij grote wijzigingen brengen we geregistreerde gebruikers per e-mail of via een melding in het platform op de hoogte. Bovenaan dit document zie je wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.
13. Contact
Heb je vragen over dit privacybeleid of de verwerking van je gegevens? Neem contact op met Clarius AI B.V., Hinthamerstraat 134 B, 5211 MT 's-Hertogenbosch, Nederland, of mail naar bodrik@trackbase.ai.